Assistante Protocole (70%) et Secrétaire de Direction (30%) (H/F)

Relations Extérieures

Protocole

  1. Service : Protocole
  2. Filière : Administrative
  3. Catégorie : C
  4. Cadre d'emplois  : Adjoints administratifs
  5. Type de contrat  : Permanent
  6. Temps de travail  : 35/35
  7. Nombre de poste(s)  : 1
  8. Date souhaitée de prise de poste  : Dès que possible
  9. Date de Fin de Publication  : 31/08/2021

Organisation de la Direction

Les missions de la Direction des Relations Extérieures s'articulent autour de trois services chargés du Protocole, des Actions de quartiers-Commerce-Artisanat et de la Jeunesse, Citoyenneté, Vie Associative, Intégration et Événementiel.

Cette Direction est mutualisée, les services travaillent à la fois pour la Ville de Cholet et pour l’Agglomération du Choletais.

Missions

L'agent aura pour missions :

Protocole :

  • Accueil du service
  • Suivi des manifestations protocolaires de la Ville de Cholet et de l'Agglomération du Choletais, pour l'ensemble des directions de nos collectivités sur le principe, mais en pratique selon une répartition par direction et par domaine entre les autres assistantes
  • Négociation et contact avec les différents prestataires

Direction :

  • Accueil physique et téléphonique de la direction
  • Gestionnaire des activités/demandes transversales à la direction
  • Assistance administrative et organisationnelle du directeur

Activités Principales

Protocole :

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique du service
  • Suivre, en responsabilité, l'organisation administrative des : réceptions, inaugurations, manifestations etc…(préparation du dossier, organisation, mise en page des cartons d’invitation sans visuel, réservation des salles, réalisation de plans de tables et chevalets nominatifs, envoi des notes énonçant les consignes pour les préposés aux réceptions et les différents services intervenants dans le cadre de l’élaboration des manifestations),

Poste en charge du suivi spécifique des affaires militaires et patriotiques

  • Mise à jour des listings pour invitation,
  • Passer les commandes + les réservations et procéder au bilan de la manifestation (coût + sorties de stock),
  • Courriers types liés au manifestations organisées et réponses aux demandes après avis des Élus,
  • Rédaction et frappe de courriers et notes,
  • Gestion de la liste des personnes ayant reçu des cadeaux, médailles et coupelles gravées,
  • Archivage des dossiers,
  • Relevés annuels des manifestations,
  • Achats et commandes auprès des fournisseurs.
  • Gestion du calendrier de réservation de la salle des réceptions
  • Comptabilité analytique des coûts des manifestations,
  • Recherche d'informations complémentaires nécessaires à l'établissement des dossiers,
  • Réalisation des paquets cadeaux,
  • Gestion et suivi du logiciel protocole
  • Gestion des stocks en collaboration avec les préposés aux réceptions.
  • Gestion de l'attribution des places de Sport de Haut Niveau aux élus (en binôme avec le responsable d'activités Protocole)

Direction :

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique (dont la remise des lots aux associations) : filtrage, gestion directe, réorientation, prise de messages…
  • Gérer le courrier entrant/sortant de la direction,
  • Mettre à jour les organigrammes,
  • Suivre la mise à jour des rapports d'activités,
  • Saisie des tickets restaurants dans le logiciel dédié, après contrôle des jours travaillés,
  • Suivi du planning prévisionnel des congés (validation E-Congés en relais du directeur)
  • Référente administrative pour apporter conseil ou appui technique au sein de la direction
  • Veille et gestion de l'agenda du directeur : mise en place et acceptation de réunions, alertes et replanification
  • Relecture des parapheurs avant visa du directeur : forme, syntaxe, orthographe
  • Assistance administrative du directeur (ponctuelle car autonome de son secrétariat)

 

Profils Recherchés

Diplômes

  • BAC professionnel ou BEP secrétariat – expériences à valoriser
  • Permis B

Savoir

  • Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • Maîtrise du fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service et de la direction,
  • Expertise quant aux techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes, classement, archivage…),
  • Expertise des logiciels de bureautique,
  • Maîtrise des procédures administratives de la collectivité

Savoir-faire

  • Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les personnes,
  • Comprendre et évaluer l'importance ou l'urgence d'une demande,
  • Saisir et mettre en forme des documents
  • Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous,
  • Organiser une réception,
  • Contrôler le bon déroulement d'une manifestation et d'une réception.
  • Gérer un agenda avec pertinence et anticipation

Savoir-être

  • Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie,
  • Anticipation et réactivité,
  • Disponibilité, calme, discrétion et réserve,
  • Rigueur, sens de l’organisation et capacités d'anticipation,
  • Esprit d'initiative et force de proposition,
  • Assumer les responsabilités résultants du caractère diplomatique de la mission,
  • Disponibilité en accompagnement ou en remplacement du Chef de Service (accueil, service, rangement).

 

Spécificités du Poste

  • Disponibilité (ponctuelle et majoritairement prévisible selon les manifestations)
  • Pour une raison organisationnelle l'agent devra prendre ses congés d'été sur le mois de Juillet

 

Informations Complémentaires

Pour tous renseignements sur le poste, vous pouvez contacter Mme Marjorie DIXNEUF, Directrice Relations Extérieures (Tél. 02 72 77 21 79).

Rémunération statutaire et indemnitaire + prime de fin d'année + prestations sociales CNAS et COS49 + titres restaurant + mutuelle avec participation employeur et contrat groupe prévoyance + 23 RTT (39h/sem.) sous réserve d’éligibilité.

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