Assistant Administratif et Comptable 28/35 EHPAD "Le Val de Moine" (H/F)

Les missions de la Direction de l'Action Gérontologique s'articulent autour de la gestion de trois EHPAD (Le Val de Moine, le Val d'Evre et La Cormetière) et d'un service Domicile (4 Résidences Autonomie, des Maisons d'animation et du Maintien à Domicile).

Cette Direction travaille pour un EPCI qui est compétent en matière d’action sociale d’intérêt communautaire qui est le Centre Intercommunal d’Action Sociale (CIAS) du Choletais.

Vous aurez pour mission d'assurer, dans le respect du projet d'établissement et des procédures établies, l'accueil du public et la gestion administrative et comptable de l'établissement en lien avec la direction.

 Gestion comptable

• Réception, contrôle, classement et archivage des pièces comptables (factures, pièces dématérialisées, lien avec les gestionnaires)
• Préparation, saisies et émissions des mandatements et titres de recettes (transferts dématérialisés et matérialisés, imputations par section tarifaires), en lien avec la TPM et la Direction des finances
• Suivi des états de remboursements inter-établissements et émission des opérations comptables correspondantes
• Saisie des mouvements de crédits budgétaires internes (virements de crédits) sur le logiciel de comptabilité
• Facturation et suivi de l'aide sociale : paramétrage du dossier, calcul du reste à charge et des ressources, suivi des encaissements et versements, facturation en lien avec les services du Conseil Départemental
• Suivi et facturation des dotations du Conseil Départemental et de l'ARS, en lien avec les arrêtés budgétaires
• Suivi de la nomenclature M22, des fonctionnalités logicielles et des interfaces CHORUS et HELIOS
• Tenue de la régie d'avances et de recettes et des cartes achats
• Suivi des engagements, préparation et gestion des écritures comptables de clôture d'exercice
• Préparation, mandatement et suivi des éléments de paie
• Elaboration et suivi des tableaux de bord 

Gestion de l'activité administrative

• Gestion du courrier et des messageries : tri, classement, archivage, diffusion et suivi (en lien avec le secrétariat du CIAS notamment)
• Gestion de la bureautique, rédaction et suivi des actes administratifs : décisions, contrats, délibérations, courriers , tableaux de bord, compte-rendus, notes, procédures, affichage...
• Gestion des dossiers administratifs des résidents : inscriptions, mises à jour des listes d'attente, admissions, suivi des contrats de séjour et mise à jour des dossiers, archivage, suivi des transports UPHA, mise à jour des agendas transports et sorties et réservations des repas, des salles et des véhicules 
• Suivi des dossiers d'aide sociale des résidents (constitution et paramétrage des dossiers, suivi des versements et des prélèvements, calcul du reste à charge…)
• Gestion et suivi des dossiers du personnel, en lien avec la direction, la DRH et le CIAS (suivi des arrêtés, diffusion des actes et décisions, diffusion interne…)
• Suivi des offres d'emploi et des stages

Accueil et orientation du public

• Accueil physique et téléphonique
• Information, prise en compte et orientation des demandes du public vers les personnes ou services concernés (information procédures d'inscription, filtrage et orientation des intervenants médicaux et paramédicaux, des prestataires et fournisseurs, du personnel et des familles)
• Aide des résidents et des familles dans les démarches administratives

Divers

• Réception des marchandises et signature des bons de livraison, en lien avec les gestionnaires,
• Commandes des fournitures bureautiques et diverses, en lien avec les gestionnaires et la direction
• Gestion de l'agenda de la direction

Profil type recherché :

Une personne méthodique, rigoureuse et autonome, avec une capacité à gérer des tâches administratives et comptables tout en étant sensible à l’aspect humain et relationnel du cadre d’un EHPAD.

Formation et profil de base :

• Diplôme requis : BTS Assistant de direction ou diplôme équivalent.
• Domaine de compétences : communication, secrétariat, gestion budgétaire et comptable, outils informatiques. 🖥️

Compétences nécessaires :

• Outils et techniques : 
  • Techniques de communication et de secrétariat.
  • Maîtrise des principes budgétaires et comptables appliqués à un EHPAD (ex. : M22, paie, facturation des aides sociales).
  • Utilisation efficace des outils informatiques (bureautique, logiciels métiers).

• Production administrative :
  • Rédaction et mise en forme de documents administratifs selon des processus définis. 📄
  • Passation et gestion des écritures comptables en lien avec l’exécution budgétaire.
  • Utilisation des logiciels comptables et bureautiques (Excel, Word, logiciels spécifiques).
• Communication et gestion de l’information :
  • Transmission claire des informations. 📢
  • Capacité à gérer efficacement la relation avec divers interlocuteurs (direction, résidents, familles, partenaires externes). 🤝

• Qualités relationnelles :
  • Excellentes aptitudes à l’accueil et à la communication, associées à un respect strict des obligations de discrétion et de confidentialité.
  • Esprit d’équipe pour collaborer efficacement avec différents services.

• Organisation et gestion :
  • Capacité à gérer simultanément de nombreuses tâches (polyvalence et rigueur).
  • Esprit de synthèse et capacité à prioriser, dans une perspective de responsabilité et de fiabilité.

Disponibilité étendue ⏰ :

• Être prêt(e) à intervenir au-delà des horaires habituels, selon les besoins du service ou des urgences.

Polyvalence et gestion des priorités  :

• Répondre efficacement à de multiples sollicitations tout en restant concentré(e) sur des tâches précises (saisie, enregistrement, suivi administratif).
• Maintenir un haut niveau de rigueur et d’organisation, même en situation de forte demande 📈.

Pour tous renseignements sur le poste, vous pouvez contacter Karine GAGNEUX, Chef de Service (Tél. : 02.49.72.02.00)

Rémunération statutaire et indemnitaire + prime de fin d'année + prestations sociales CNAS et COS49 + titres restaurant + mutuelle avec participation employeur et contrat groupe prévoyance sous réserve d’éligibilité.