Agent d'accueil et administratif Cholet Animation Enfance - CDD 4 mois (H/F)

Les missions de la Direction de l'Education s'articulent autour de quatre services chargés de l’Enseignement Supérieur-Formation professionnelle, du service Scolaire, et de Cholet Animation Enfance.

Cette Direction est mutualisée, les services travaillent à la fois pour la Ville de Cholet et pour Cholet Agglomération.

Au sein du Service Cholet Animation Enfance, vous intégrez le pôle administratif en qualité d’agent d’accueil et administratif.

Vous êtes un acteur clé de la relation avec les familles, en contribuant à la qualité de l’accueil, à la gestion des inscriptions et au bon fonctionnement administratif du service, dans un esprit de service public de proximité.

1. Accueil du public et relation aux usagers

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles,
• Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches,
• Aider à la saisie sur l’Espace Citoyen,
• Traiter les courriels et répondre aux demandes courantes,
• Accompagner les familles dans la constitution de dossiers (aides CCAS, devis, demandes diverses).

2. Gestion des inscriptions et du suivi des activités

• Instruire, traiter et suivre les inscriptions aux accueils de loisirs et aux camps,
• Vérifier, saisir et mettre à jour les données familles et les pointages sur le logiciel métier,
• Relever et saisir les statistiques de fréquentation,
• Gérer les demandes de locations : renseignements, suivi des plannings, rédaction des contrats, encaissements.

3. Appui administratif au service

• Rédiger courriers, notes et documents administratifs,
• Classer, archiver et assurer le suivi des dossiers,
• Participer à la préparation administrative des camps,
• Contribuer à l’affichage et à la diffusion de l’information auprès du public,
• Appliquer et faire respecter les règlements, projets éducatifs et procédures internes.

4. Participation à la vie du service

• Appliquer et faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité,
• Participer à la mise en œuvre des projets du service,
• Être force de proposition dans l’organisation et l’amélioration des missions confiées.

Savoir-être

• Excellent sens de l’accueil et du service public,
• Qualités relationnelles, courtoisie et sens de la communication,
• Capacité à rester calme, disponible et posé(e) face au public,
• Réactivité, adaptabilité et sens de l’organisation,
• Neutralité, discrétion et respect de la confidentialité.

Compétences

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique,
• Bonne connaissance des outils bureautiques,
• Très bonne maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire,
• Connaissance des techniques de secrétariat (prise de notes, dactylographie, classement).

• Horaires adaptés aux horaires d’ouverture au public,
• Disponibilité accrue en période d’inscriptions,
• Congés à prendre en cohérence avec l’activité du service.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste au cœur du service public local, au contact direct des familles,
• Une mission utile et concrète au service de l’enfance et de la jeunesse,
• Une expérience valorisante au sein d’une collectivité dynamique.

Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter M. Pierre VIGNERON, Chef de service au 02 72 77 24 09..